Số hóa dữ liệu trong lưu trữ là hình thức chuyển đổi dữ liệu từ dạng văn bản hệ thống bên ngoài thành những dữ liệu dạng tín hiệu số được máy định dạng và lưu trữ.
Số hóa tài liệu là gì ?
Chuyển đổi dữ liệu sang số đang ngày càng phổ biến
Số hóa tài liệu lưu trữ là gì?
Số hóa dữ liệu lưu trữ là biện pháp tối ưu,với số hóa dữ liệu giúp giải quyết việc lưu trữ, chia sẻ hay tìm kiếm thông tin một cách nhanh chóng và dễ dàng. Giảm thiểu được chi phí tối đa cho việc quản lý và không gian lưu trữ. Ngoài ra số hóa dữ liệu giúp chúng ta có thể chỉnh sửa và tái sử dụng tài liệu, linh hoạt trong việc chuyển đổi sang các dạng tài liệu số khác nhau.
Mô hình chuyển đổi dữ liệu từ dạng văn bản giấy tờ sang dạng số:
Số hóa dữ liệu lưu trữ là giải pháp tốt nhất cho một văn phòng điện tử:
– Giảm tối đa không gian lưu trữ
– Tránh việc mất, nhàu nát tài liệu trong quá trình lưu trữ
– Lưu trữ, quản lý tài liệu vĩnh viễn
– Giảm thời gian tìm kiếm tài liệu
– Chia sẻ thông tin nhanh chóng
– Tăng cường khả năng bảo mật thông tin
– Nâng cao hiệu quả công việc do tập hợp các thông tin đưa đến một cách nhanh chóng và kịp thời.
– Chi phí vận hành, quản lý thấp và hiệu quả.
Những điều cần làm khi số hóa tài liệu
CNTT phát triển, các doanh nghiệp đang dần dần chuyển đổi cách lưu trữ văn bản truyền thống sang dạng lưu trữ điện tử để giảm tải không gian và tiết kiệm chi phí bảo quản. Hiện nay thị trường số hóa dữ liệu lưu trữ là mới đối với các doanh nghiệp Việt Nam vì vậy các doanh nghiệp cần đánh giá, lựa chọn các nhà cung cấp có uy tín, có khả năng cung cấp giải pháp số hóa một cách tổng thể chứ không đơn thuần dừng lại ở việc cung cấp các máy scan tài liệu đồng thời khách hàng cũng cần hiểu rõ nhu cầu để có sự lựa chọn phù hợp:
– Bạn sẽ số hóa những loại tài liệu gì?
– Số lượng tài liệu cần số hóa dữ liệu trong khoảng thời gian bao lâu.
– Mục đích số hóa dữ liệu chính của bạn là gì? (truy cập, vận hành hiệu quả, tăng doanh thu…)
– Kích thước tài liệu bạn muốn scan?
– Bạn cần chất lượng scan? (độ phân giải?, 1 mặt hay 2 mặt?…)
– Loại định dạng đầu ra mong muốn của bạn? (TIFF, JPEG, PDF…?)
– Ngân sách để tiến hành số hóa dữ liệu?
Hãy tận dụng lợi thế của công nghệ là một bước quan trọng để năng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh cho công ty bạn. Như vậy, trong khi văn phòng không giấy đang là niềm mơ ước thì việc từng bước lọai bỏ phiền toái của giấy tờ ra các quy trình hoạt động để tạo ra một môi trường kinh doanh năng động là một công việc xác thực và cần thiết nhất.
Chi phí số hóa tài liệu
Về chi phí số hóa tài liệu: Số hóa tài liệu là hoạt động cần một khoản kinh phí khá lớn, đòi hỏi cần cân đối chi phí giữa việc mua các trang thiết bị scan chuyên dụng với các phần mềm nhận dạng đảm bảo tính bền vững từ khâu phát triển, lưu giữ, bảo quản đến khai thác và kinh phí để triển khai đào tạo nguồn nhân lực số hóa tài liệu, cũng như người dùng tin để họ biết cách sử dụng hệ thống thông tin…
