Vai trò của công tác văn thư đối với lưu trữ tài liệu doanh nghiệp

Đối với mỗi doanh nghiệp dù hoạt động trong bất cứ lĩnh vực nào đều không thể không làm việc với giấy tờ, tài liệu. Có thể nói tài liệu là đặc thù mà không doanh nghiệp nào tránh khỏi. Do đó công tác văn thư lưu trữ đóng vai trò quan trọng trong việc hoạt động của doanh nghiệp có diễn ra nhanh chóng, logic hay không.

Vai trò của công tác văn thư lưu trữ, quản lý văn bản

Công tác văn thư lưu trữ gồm các nội dung như quản lý và xử lý văn bản đi, quản lý văn bản, soạn thảo ban hành văn bản, quản lý sử dụng con dấu, lập hồ sơ,… Vai trò đầu tiên của công tác văn thư lưu trữ đó là góp phần đảm bảo, cung cấp thông tin, tư liệu cho các hoạt động. Có một phần giấy tờ quan trọng phát sinh trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp cần phải lưu trữ. Hơn nữa, bản gốc, bản chính của những giấy tờ này có giá trị pháp lý cao và là căn cứ để xác nhận một sự việc. Do đó, việc lưu trữ bảo quản những tài liệu này là rất cần thiết. 
Hơn nữa, không ít người có suy nghĩ rằng công việc được giao đã giải quyết xong là hết trách nhiệm. Họ chưa ý thức được sự cần thiết của việc lưu trữ các tài liệu làm cơ sở, tiền đề, hoặc căn cứ cho các công việc sau này. Những văn bản này có thể là tài liệu phục vụ cho việc dự báo, so sánh, lập kế hoạch,… Do đó, việc giữ gìn bảo quản tài liệu, văn bản đi đến qua các thời kì một cách cẩn thận, khoa học sẽ hỗ trợ rất nhiều trong mọi hoạt động của doanh nghiệp.
việc tìm kiếm tra cứu thông tin, tài liệu quá khứ dễ dàng hơn khi công tác văn thư lưu trữ trong doanh nghiệp hiệu quả
Công tác văn thư lưu trữ không chỉ đơn thuần là các công việc giấy tờ không quan trọng. Công tác văn thư lưu trữ hiệu quả sẽ giúp cho việc chuyển giao các văn bản đến đúng thời gian, các phòng ban chuyên môn có thể giải quyết và xử lý công việc đúng thời hạn, phát hành văn bản đi kịp thời, tra cứu thông tin, tài liệu một cách nhanh chóng nhờ hệ thống lưu trữ khoa học. Từ đó, giúp nâng cao hiệu suất giải quyết và xử lý công việc.
Sự phát triển của khoa học kỹ thuật, công nghệ thông tin dẫn đến sự xuất hiện của các văn bản điện tử. Giấy tờ văn bản đi đến cùng với các văn bản, tài liệu điện tử này đều cần được quản lý một cách thống nhất trên một hệ thống. 
Ta có thể thấy rằng, công tác văn thư, lưu trữ là một bộ phận không thể thiếu trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức, góp phần bảo đảm thông tin và cung cấp tài liệu phục vụ kịp thời cho các hoạt động.

Phần mềm hỗ trợ văn thư lưu trữ hiệu quả hiện nay 

DocPro là phần mền quản lý tài liệu do công ty cổ phần đầu tư thương mai và công nghệ FSI nghiên cứu và phát triển dựa trên công nghệ quản trị tài liệu trên thế giới. 
FSI với 10 năm hoạt động và phát triển đã trở thành một trong những doanh nghiệp cung cấp dịch vụ số hóa hàng đầu Viêt Nam. Trong năm 2015, FSI đã đầu tư nghiên cứu cho ra đời phần mềm quản lý tài liệu thông minh DocPro, với nhiều tính năng ưu việt, giúp nâng cao hiệu quả công tác quản lý, khai thác tài liệu của doanh nghiệp. Từ đó, giúp doanh nghiệp nâng cao chất lượng dịch vụ, hiệu quả kinh doanh và năng lực cạnh tranh trên thị trường. 
Trong 2 năm liên tiếp 2016, 2017 Phần mềm quản trị tài liệu DocPro vinh dự đạt giải thưởng SAO KHUÊcho phần mềm công nghệ xuất sắc. 
Tính năng của phần mềm quản lý tài liệu DocPro: 
1. Thu nhận dữ liệu thông tin: 
– Nhập và phân loại thông tin 
– Bóc tách và nhận dạng tài liệu thủ công, tự động hoặc theo mẫu có sẵn 
– Người dùng có thể tự kiểm tra thông tin sau khi đã bóc tách 
– Thông tin được bóc tách và nhận dạng được đưa vào kho chứa trung tâm hoặc các 
kho chứa khác 
2. Quản lý tài liệu lưu trữ: 
– Dễ dàng tìm kiếm tài liệu bằng các thao tác đơn giản 
– Chia sẻ tài liệu được lưu trữ cho một hoặc nhiều người 
– Tạo luồng xử lí công việc, theo dõi và phân tích việc thực hiện các luồng xử lí 
– Báo cáo thống kê tài liệu và thống kê người dùng 
– Sao lưu – phục hồi dữ liệu thủ công hoặc tự động theo lịch trình 
– Thông tin của người dùng, tài liệu và hệ thống được bảo mật cao