Cách lưu trữ hồ sơ hiệu quả, chuyên nghiệp cho doanh nghiệp

Quản lý hồ sơ là việc làm quan trọng của hầu hết các doanh nghiệp tuy nhiên công việc này không đơn giản như những gì chúng ta thường nghĩ. Vậy làm sao để lưu trữ hồ sơ khoa học, hiệu quả nhất? Bài viết dưới đây sẽ đưa ra một vài gợi ý về cách lưu trữ hồ sơ sao cho đem lại hiệu quả tốt nhất cho doanh nghiệp. 

Hình ảnh có liên quan
Lưu trữ, quản lý hồ sơ sẽ rất mệt mỏi nếu không biết cách làm kho học

1. Chọn tủ hồ sơ

Nhiều doanh nghiệp nghĩ việc lưu trữ hồ sơ trong những tủ nhỏ cho tiết kiệm mà như thế chắc chắn bạn không hề tiết kiệm bằng việc bạn sử dụng tủ lớn đâu.
– Dùng tủ hồ sơ có nhiều ngăn: Với tủ có nhiều ngăn sẽ phù hợp với kích thước của các loại hồ sơ khác nhau. Mỗi ngăn bạn sẽ có thể dán giấy bên ngoài phân chia theo từng loại hồ sơ để dễ dàng quản lý và tìm kiếm hơn.
– Dùng tủ hồ sơ treo trên tường: Trong văn phòng có không gian nhỏ, chúng ta nên dùng tủ hồ sơ treo trên tường. Loại tủ này vừa tiết kiệm không gian, giá thành không quá đắt mà có thể giải quyết được khá nhiều hồ sơ khi bạn cần lưu trữ mà không gian quá hẹp.
– Sử dụng những mẩu giấy ghi chú: Giấy note là loại giấy không được phép thiếu đối với những người làm hành chính văn phòng. Mỗi loại giấy có kích thước và màu sắc khác nhau, bạn có thể dùng cho từng loại hồ sơ hoặc những ghi chú khác nhau.

2. Phân loại hồ sơ

Nếu như bạn cứ để chồng chất, lẫn lộn các loại hồ sơ mà không phân loại thì việc lẫn, thất lạc hoặc không tìm thấy hồ sơ là điều dễ dàng gặp phải. Bạn cần phải phân loại ngay từng loại hồ sơ:
– Phân loại theo chủ đề: Nếu cùng 1 loại hồ sơ bạn cũng nên phân chia theo từng chủ đề chi tiết để dễ quản lý và tìm kiếm: báo cáo, quảng cáo, kế hoạch…
– Phân loại theo cụm: Trong cùng một loại chủ đề nên chia nhỏ hồ sơ theo từng cụm ví dụ như: cụm quý 1, cụm quý 2, cụm quý 3, cụm 4.
– Phân loại theo nhóm: Trong cùng một cụm hồ sơ nên chia nhỏ ra theo từng nhóm ví dụ như: nhóm quý 1, nhóm quý 2, nhóm quý 3, nhóm quý

3. Sắp xếp hồ sơ

Sắp xếp hồ sơ khoa học sẽ giúp bạn tìm kiếm khi cần một cách nhanh chóng, tiết kiệm thời gian. Nên sắp xếp theo cách như sau:

– Sắp xếp theo thời gian: Bạn có thể sử dụng giấy ghi chú ở ngoài về thời gian diễn ra, sắp xếp theo thứ tự từ trước đến sau để có thể tìm kiếm một cách nhanh nhất.
– Sắp xếp theo mẫu tự: Sắp xếp dựa theo thứ tự mẫu tự (A,B,C…) của hồ sơ.
– Sắp xếp theo tính chất: Sắp xếp dựa theo tính chất của hồ sơ: hồ sơ chưa giải quyết, giải quyết xong, phản hồi…

4. Lập danh mục hồ sơ

Danh mục hồ sơ là bản liệt kê một cách hệ thống hồ sơ của đơn vị. Nhờ vào danh mục này mà chúng ta có thể sắp xếp, quản lý và tra cứu hồ sơ nhanh chóng.
– Tạo một danh mục cụ thể, chính xác: Bạn nên tạo một danh mục cụ thể và đưa sơ đồ đó vào máy tính. Khi cần tìm bạn có thể tra nhanh trên máy tính và biết được hồ sơ đó nằm ở tủ tài liệu nào, ngăn số mấy.
– Danh mục hồ sơ phải được cập nhật thường xuyên: Không phải đưa danh mục xong là xong mà bạn cần phải đối chiếu, cập nhật thường xuyên khi có sự bổ sung những hồ sơ mới.

5. Lưu trữ hồ sơ

Hồ sơ phải được lưu trữ vào một vị trí nhất định để khi cần truy cập sẽ nhanh chóng. Hãy làm 1 hồ sơ về vị trí các hồ sơ để bạn có thể tra cứ và tìm một cách nhanh nhất khi cần.
– Dùng bút chì đánh số ở góc phải các hồ sơ lưu trữ.
– Bên ngoài tập lưu trữ có nhãn về loại hồ sơ, số thứ tự
– Vào bảng tính Excel để lập số lưu trữ hồ sơ, có chú thích bên cạnh, dùng chức năng siêu liên kết (Hyperlink) để liên kết với tập tin hình ảnh cần lưu. Như vậy khi cần xem lại hồ sơ chúng ta chỉ cần nhấp vào số lưu trữ hồ sơ có đặt chức năng siêu liên kết.
– Nên lưu tập hồ sơ vào đĩa CD-ROM. Nếu máy vi tính trong văn phòng có được một ổ CD-Read and Write thì tốt.

6. Sử dụng phần mềm lưu trữ

Hiện nay để công việc lưu trữ hồ sơ, văn bản trở nên thông minh, nhanh gọn, không tốn nhiều thời gian kinh phí, cũng như để nhân viên hành chính không phải đau đầu về số lượng hồ sơ tăng lên hằng năm đồng thời tiết kiệm chi phí lưu trữ nhưng lại đảm bảo hồ sơ không bị thất lạc hay hư hỏng. Nhiều phần mềm lưu trữ hồ sơ đã ra đời để khắc phục những điểm yếu trong phương pháp lưu trữ truyền thống và để công tác lưu trữ hồ sơ trở nên đơn giản hơn gấp nhiều lần.
Một trong những phần mềm đáng tin cậy trên thị trường Việt Nam đó là phần mềm quản trị tài liệu DocPro do công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại và Phát triển công nghệ FSI nghiên cứu và phát triển dựa trên 10 năm kinh nghiệm trong ngành và đã nhận được phản hồi tích cực cũng như đánh giá cao từ khách hàng cũng như chuyên gia công nghệ. Sử dụng DocPro cũng là một trong những cách lưu trữ hồ sơ tốt nhất hiện nay.
 
Chúng tôi hy vọng bài viết đã giúp bạn có thêm những phương pháp hữu ích để công việc lưu trữ hồ sơ trở nên khoa học và thông minh hơn.